「医・食・住」の3つのビジネス領域で各種の機器やデジタルソリューションを提供しているトプコンは、ワークフローシステムを刷新し、グループ企業も含めた業務効率化に取り組んでいる。
トプコンは以前、Notesのワークフローを運用していたが、クライアントソフトのインストールやバージョンアップなどに手間がかかるうえ、スマートフォンやタブレットに未対応であり、外出・出張時に承認できないといった課題があった。また、旧システムでは細かなニーズに対してプログラミングでの開発が必要だったため、一部の担当者に開発・保守の負荷が過度に集中する属人化が起こっていた。
そのような状況のなか、2014年に「いつでも、どこでも、どのようなデバイスでも利用できるIT基盤の構築を目指す」という全社的なプロジェクトが始まったことを契機に、同社はワークフローシステムの刷新を検討し始めた。
トプコンは、クライアントソフトが不要で幅広いデバイスに対応するワークフローシステムの中から9製品を比較検討し、最終的にAgileWorksを選定した。経営推進本部ビジネス・オペレーション部ITマネジメント課シニアエキスパートの古川 勝隆氏は、「まず重視したのは、内製のしやすさです。まったくプログラミングの知識がない担当者でもワークフローをつくれる点を評価しました。次に重視したのは、組織変更のしやすさです。従来は組織変更の前夜に徹夜で設定変更をしていましたが、AgileWorksならば事前に設定変更しておき、当日の午前0時に自動で反映できる点がよかった」と選定の理由を語る。

トプコンが導入パートナーに選んだのは日鉄ソリューションズ（以下、NSSOL）だった。導入実績が豊富で提案内容が非常に良かったことに加え、熱意と信頼感があったから、と古川氏は話す。「提案のときは『いいこと』しか言わないベンダーが多いなか、NSSOLは『AgileWorksでできること、できないこと』を明確にしたうえで、失敗談も語ってくれました。それを語れるということは、問題が起こっても、しっかりと対処してきたことの裏付けだと思うので、非常に信頼できました」。
導入プロジェクトは2017年2月に始動し、6カ月で新システムへの移行を完遂した。この時点で旧システムから移行した稟議・申請業務のワークフローは約50だったが、その後トプコンは内製で新しいワークフローをつくり続け、現在は約200業務に達している。「稟議・申請業務のペーパーレス化はほぼ完了しました。国内グループ9社を含む約2000人が新しいワークフローシステムを使っています」（古川氏）。
新システムによる業務改善効果は大きい。特にスマホ／タブレット対応により「いつでも、どこでも、どのようなデバイスでも利用できるIT基盤」を実現したことで、決裁の所要時間が大幅に短縮された。業務の隙間時間に、どこででもワークフローを進められるようになり、最長1週間くらいかかっていたケースでも即日で完了できるようになった。「コロナ禍で出社できない状況になっても、通常通りに業務を進められています」と古川氏は成果を語る。