意思決定速度と情報検索性の向上へ電子決裁システムを導入

株式会社すかいらーく様

• 書類による決裁に課題、解決に向けシステム化に着手

  「ガスト」「夢庵」「バーミヤン」など、和食・洋食・中華の幅広いジャンルにわたり国内最大のレストランチェーンを運営するすかいらーく。全国に約3000店舗を擁し、10カ所の工場から食材の製造・配送業務を効率的に行っている。
  すかいらーくが電子決裁システムの導入を検討したのは2012年夏ごろである。同社では、消耗品や設備・食材などを購入する場合、起案書にまとめて決裁を受ける。従来は書類に必要事項を記入して回付していたが、本社－工場間で書類を輸送するなどのため決裁に時間がかかる、回付中の書類を含めた決裁状況の把握が難しい、書類に記載された購入品の金額が予算内に収まっているのか調べる負荷が重いなどの課題があった。同社は、こうした課題へ抜本的に対処するため、システム化に着手する。

• 多様な承認ルートに対応する製品をベースにアジャイル開発

  すかいらーくの承認ルートは、事業部門をまたいだり、細かな条件で分岐したりするため、500以上ある。同社はそれを現状のままシステム化することを前提に、複数のワークフロー製品を調査。新日鉄住金ソリューションズ（以下、NSSOL）が提案した「AgileWorks」による電子決裁システムの構築を決める。
  開発は2012年10月に開始。NSSOLは、アジャイル開発の手法を駆使して、すかいらーくの要件をきめ細かく反映しつつ、短期間で完成度の高いシステムを開発した。同システムには、基幹業務システムと連携することにより、起案時に部門・課目単位の予算執行状況が分かる機能も盛り込まれており、予算内かどうかなどに応じて承認ルートを柔軟に変更し、予実管理を支援できるようになっている。

• 決裁にかかる期間が約半分に短縮され、ガバナンスも強化

  電子決裁システムは、2013年1月から本格稼働を始めている。システム化によるペーパーレス化および決裁情報の一元管理によって、起案書の決裁に要する期間は以前の約半分に短縮されたうえ、起案書などがどこにあって誰が見ているのかといった決裁に関する情報が社内でセキュリティを保って共有できるようになった。特に、エリアマネージャーのように外出が多い担当者との情報のやり取りが効率的になったという。
  また、このシステムは過去の決裁情報を蓄積して検索する機能を備えており、起案書などを過去の類似のものと比較して正確かつ迅速に内容をチェックすることで、ガバナンスをさらに強化することができた。職務権限基準をマスタ化し、承認ルートを自動的に構成する機能によって、運用を効率化することも可能である。