社内情報基盤を刷新して、業務スピードを向上

株式会社ケイ・オプティコム様

• 社内情報共有促進のために基盤を全面刷新

  高速インターネット通信事業を営む関西電力グループのケイ・オプティコム。2008年春頃、事業拡大に伴って同社の社内システムは課題が明らかになりつつあった。
  一つは、情報量が増え、文書の保管場所が分かりにくくなったこと。当時、社内の情報共有はメールのファイル添付に頼っており必要情報が個人のPCの中で埋もれていた。重要文書はグループウェアなどに保管していたものの、保管場所が分散しがちだったという。
  もう一つは、電子文書のライフサイクル管理を厳格化だ。文書の電子化が進むに従い、従来の紙文書のルールを適用することが困難になっていた。

• MOSSの追加機能開発と、強靱な災害対策

  こうした課題解決のため、同社はMicrosoft Office SharePointServer（MOSS）を採用、新日鉄ソリューションズを開発パートナーに選んだ。「同社はMOSSの構築はもちろん、電子文書管理のコンサルティングに関する実績があり、提案内容が非常に具体的でした。」（ITシステムグループチームマネジャー）
  新しい情報共有基盤では、MOSSの標準機能を最大限に活用しつつ、補強したい検索機能を追加開発する。電子文書のライフサイクル管理に関しては、MOSSのサブシステムとして構築し、長期保管用フォルダへの文書移動などを自動的に行う。
  災害対策でも先進的な技術を採用する。MOSSのDBサーバーを2カ所のデータセンターに分散配置し、データをほぼリアルタイム同期。片方が災害に見舞われても、最新の情報を使って業務を継続できるようにした。さらに、DBの更新ログを本社に転送し、本社が孤立したときも最低限の運用を可能にする。

• IT部門では会議のペーパーレス化を実現

  新情報共有基盤の構築作業は2009年8月に始まり、2009年12月に全社向けポータルが、2010年4月にグループ（業務部門）向けポータルがそれぞれ稼働している。現在は、チームやワーキンググループといった小規模組織向けのポータルサイトや、文書管理機能の開発を進めているところだ。
  完成した新情報共有基盤の成果は少しずつ表れている。全社ポータルでは情報をまとめて表示するため、業務の動きが見渡しやすくなった。さらにIT部門では、会議に関する文書の配布、メンバーの招致、議事録の保存に活用することで、会議のペーパーレス化も実現している。