「環境革新で、地球の未来をきりひらく。」をグループパーパスとする高砂熱学。空調設備の設計・施工で業界トップの同社では、工事の協力会社に対する発注が年間8万件近くに上り、注文書や請書、請求書も含めて同80万件近い文書を協力会社との間でやり取りしている。これらの契約にかかわる一連の業務を効率化するため、高砂熱学は電子契約クラウドサービスを導入した。
情報システム部担当課長の増田 雅英氏は、その背景について次のように説明する。「発注業務では、大量の書類を印刷して承認を受け、捺印してから現場部門に送る手順を踏む必要がありました。書類の回付に数日かかるため月末にまとめて処理することが多く、それは工事の着工時期にも影響します。そのため、電子契約によるリードタイムの短縮とタイムリーな発注が重要な課題となっていました」。
膨大な書類の保管、郵送に関わるコストも課題の一つだった。注文書などの作成から保管（最低7年）にかかる人件費や経費を計算すると、その6割を電子化するだけでも年間3000万～4000万円のコスト削減につながるとの試算が出ていた。
高砂熱学は、これらの課題にしっかり対応できる電子契約ソリューションを比較検討した結果、日鉄ソリューションズ（以下、NSSOL）が提供する電子契約クラウドサービス「CONTRACTHUB@absonne（コントラクトハブ・アット・アブソンヌ）」を選んだ。

高砂熱学が特に注目したのは、電子契約の導入のしやすさだった。「当社の主要な協力会社の中には、いわゆる『一人親方』と呼ばれるような個人事業主も少なくありません。電子契約の利用企業を広げるために、こうした小規模な協力会社でも導入しやすく、使いやすいことが絶対的な条件でした。例えば、電子契約に不可欠な電子証明書を取得する手続きは、比較検討した別のソリューションよりCONTRACTHUBの方がはるかに容易でした」（増田氏）。
新システムは計画通り2018年末に稼働した。当初は電子契約の普及がなかなか進まず、2019年における電子契約の利用率は27％にとどまっていたが、2020年に始まった新型コロナウイルス禍により、高砂熱学と協力会社の双方で出社が難しくなったことから電子契約が急速に普及し始めた。現在は発注の95％が電子化されている。
電子契約の普及により、発注業務のスピード感が大きく変わった。技術部主任の小島 麻美氏は、「以前は月末になると大量の発注書に追われ、書類がどこを回っているのか、郵送した書類がきちんと届いているのか、発注担当者でも見えにくい状況でした。しかし今は、書類がどこで滞留しているのかをオンラインで追跡できるので、すぐに催促して業務を進められます」と語る。

電子化による業務効率の向上も著しい。管理部業務1課主任の加納 竜輔氏は、「例えば、注文書の審査に必要な時間は、電子化したことでチェックすべき項目が大幅に減り、従来の3分の1くらいになっています。1日に数十件の書類を審査する担当者の作業負荷はかなり軽減されました」と話す。
監査や税務調査にも対応しやすくなった。「以前は監査の都度、書類を保管場所から取り寄せる手間がありましたが、CONTRACTHUBの導入後は必要な書類を瞬時に取り出せるので、非常に便利になりました」（小島氏）。
電子契約に応じた協力会社からの評価も高い。「電子契約になってから、データの格納場所さえ分かっていれば直接の担当者でなくても書類をやり取りできます。結果として協力会社内での情報共有が進み、属人化が解消されたという声をいただいています」（加納氏）。
高砂熱学は今後、契約業務をさらに改善しつつ、CONTRACTHUBの利用範囲を拡大していく予定である。「今回は発注以降の業務を電子化しましたが、その前段階にある基本契約も電子化していく方針です。また、図面や関連資料、見積もりのエビデンスとなる文書などもCONTRACTHUBで管理したいと考えています。NSSOLには今後ともさまざまな支援を期待しています」と増田氏は語る。

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